¿Sos multitasking? ¿No podés evitar comenzar una tarea y pensar inmediatamente en la lista de pendientes que te quedan sin resolver? ¿Terminas el día agotado, pero con la sensación de que no tachaste mucho de tu lista? Si la respuesta es sí, ¡Bienvenido al club! Te invito a que pases al próximo párrafo. Si la respuesta es no, entonces vas por muy buen camino, te invito a que sigas leyendo ¡Siempre hay cosas nuevas por aprender!
Este artículo está basado en el libro “La Fábrica del Tiempo”, de Martina Rua y Pablo Martín Fernández. Hice una selección de algunas técnicas que podrán encontrar en esa gran caja de herramientas de la productividad que es #LFDT. La lista que les presento es una selección 100% arbitraria, basada en mis preferencias/necesidades personales. Si les interesa lo que leen en estos párrafos, aconsejo que vayan por el libro para ampliar y profundizar el tema, realmente no tiene desperdicio y es de lectura ágil.
¿Cuál es el fin de la productividad? ¿Trabajar más? ¡No! ¡Trabajar mejor! Para vivir equilibradamente y destinar recursos tan valiosos como nuestro tiempo y energía a aquello que nos hace felices.
“¿Cuál es el fin de la productividad? ¿Trabajar más? ¡No! ¡Trabajar mejor!”
¡Aclaración Previa!
El libro #LFDT no tiene ínfulas de “yo me las sé todas”, ni de “tenemos la solución a sus problemas de productividad”, nada de gurúes ni de maestros. Es un libro escrito por personas que también han llegado tarde, han probado técnicas que funcionaron y otras que no y están en constante proceso de aprendizaje. Nos invitan a probar diferentes técnicas y a quedarnos con aquellas que mejor nos resulten. ¡Ahora sí! ¡Arranquemos!
- Agenda y lista: ¡por separado!
De todas las herramientas que comencé a emplear desde que leí el libro, esta me parece la más humilde y efectiva. Una agenda y una to-do list, ¿Parece obvio?, ¿Simple?, ¿Medio redundante? Casi 30 años me llevó descubrir esto (¡díganme que no estoy sola!). El eje aquí es el siguiente: todo aquel acontecimiento que tenga fecha y hora va a la agenda. Si son cosas para hacer (tareas), van a la lista. Sin vueltas. De esa manera queda absolutamente claro dónde consultar cada cosa y, de paso, el espacio diario de la agenda no se nos llena en un minuto de listas de pendientes. La próxima vez que tengas que agendar una reunión o una consulta con el dentista, vas a poder ver claramente en tu agenda qué espacios te quedan libres. Importante: la clave para que la agenda sea 100% fiable es que anotes TODOS los eventos, de lo contrario, si anotás solo una parte, nunca vas a poder confiar 100% en ella. De yapa: si sos muy meticuloso, ponele hora de inicio y hora de finalización a cada evento.
Esta técnica puede tener una contra, y es que duplica las herramientas (tenés que tener 2 apps separadas o llevar 2 libretas a todos lados). Excepto que seas fanático de los bullet journals y tengas un combo con toda la info en un solo lugar. Con un cuaderno con hojas calendario (las podés hacer vos) y hojas en blanco para llenar de listas estamos más que bien, después lo podés tunear como más te guste.
“La clave para que la agenda sea 100% fiable es que anotes TODOS los eventos, de lo contrario, si anotás solo una parte, nunca vas a poder confiar 100% en ella”
- Reducí a fragmentos manejables
¿Les pasa que a veces ven esa GRAN tarea como un peso enorme y terminan procrastinando? Le dan más vueltas que una calesita a la cuestión y dilatan y dilatan el tema. Ok, Sí, los entiendo. #LFDT propone desglosar ese pendiente en fragmentos manejables de hasta 2 horas. De esa forma, vas a comenzar con tareas pequeñas, y la suma de todas concretará en el logro del objetivo. Es importante volcar en papel o digital esa fragmentación del trabajo. De esta manera, nuestra mente estará más despejada y, lo más satisfactorio, podremos hacer check en cada fragmento de tarea que hayamos finalizado. Ejemplo de la vida real: mi objetivo es imprimir fotos de algunos viajes, fragmenté esa tarea en 5 más pequeñas (cada una me llevará menos de 2 horas, espero): hacer una lista de los viajes de los que quiero tener fotos, buscar las fotos (están en diferentes dispositivos), reunirlas en un mismo lugar, seleccionarlas, encargar la impresión.
Los invito a que se animen a implementarlo. Hasta el momento me está resultando muy bien, de hecho, avancé en actividades que tenía paradas desde hacía tiempo.
- GTD (Getting Things Done)
“Lograr que las cosas se hagan”. Este método propone hacer en el momento aquellas tareas que no requieran más de 2 minutos. Aquí es valiosa la aclaración de #LFDT: lo sustancial es reconocer qué es lo realmente urgente. Ojo con el manejo de las “falsas urgencias”, entender qué es verdaderamente urgente y qué es ansiedad de terceros. En caso de tener que atender asuntos que no estaban planificados, debemos sopesar el cumplimiento de deadlines y compromisos previos con los nuevos asuntos a los que nos comprometemos.
- La cadena de hábitos
Todos deseamos adquirir hábitos más saludables y que mejoren nuestra calidad de vida. Aquí presento dos técnicas que se basan en el mismo principio: la construcción de una cadena de conductas que se repiten en el tiempo. Por cierto, especialistas aseguran que para que el hábito quede incorporado necesitamos entre 60 y 90 días de repetición.
- Técnica Seinfeld: dicen que el comediante empleaba esta técnica para tener chistes nuevos siempre. Se basa en la repetición de una conducta de manera diaria. Es decir, si quiero adquirir el hábito de hacer abdominales, debo ejercitar a diario (sumando un eslabón a la cadena cada día). El día que no ejercito, pierdo la cadena de hábitos y debo empezar de cero. Otra propuesta es construir hábitos semanales o mensuales basados en la repetición también, aunque claro, menos demandante (por ejemplo: escribir un artículo nuevo todos los lunes).
- Técnica Dominó: es mi preferida. Consiste en generar nuevos hábitos basándonos en aquellos que ya tenemos incorporados. Un ejemplo bastante simple: tengo el hábito de ordenar rápidamente mi escritorio cada vez que comienzo y termino mi día laboral, esto hizo que incorporara el hábito de mantener el orden de los cajones también, de esa forma creé una rutina de orden que ya es parte de mi vida diaria.
“Especialistas aseguran que para que el hábito quede incorporado necesitamos entre 60 y 90 días de repetición”
- Celular lejos
Ojo, no me malinterpreten. El celular es una fuente inagotable de recursos que, bien utilizados, nos facilitan enormemente la vida. Ahora bien, algunas personas somos celular dependientes y no podemos evitar voltear la cabeza cada vez que llega una notificación de X (la aplicación que más te guste). A continuación, algunas técnicas para despegarnos del teléfono en los momentos en que necesitamos hacer foco en una tarea:
- Escondé las notificaciones: tomate el tiempo para desactivar las notificaciones. Acordate cuando bajes la próxima app de “No Permitir” las notificaciones. A estas tareas se las denomina “tareas multiplicadoras”. Son aquellas que hoy nos demandan tiempo pero que a futuro te lo ahorrarán. ¡Dedicá tiempo y energía a las tareas multiplicadoras, son una inversión!
- Administrá las apps: escondé en carpetas las que no sean indispensables y dejá en la primera página las relevantes para el uso diario y en la segunda página las relacionadas con el ocio.
También, es bueno hacer una limpieza en el teléfono de vez en cuando que nos fuerce a revisar aquello que casi no usamos y conservemos sólo aquello que nos “despierta alegría” (¡Gracias Mari Kondo!).
- Comprate un reloj con alarma: con la excusa de que el teléfono carga al lado nuestro en la habitación, lo exprimimos hasta el final del día. Adquirir el hábito de cargarlo fuera de la habitación nos separa del aparato y establece un límite para su uso.
Ahora, la última idea, que creo refuerza todo lo anterior: ¡HACE FOCO! Una cosa a la vez con el 100% de tu atención en ella. Ser multitasking (hacer varias cosas a la vez) es muy ponderado y hasta está bien visto, pero ¡ojo! Puede que estés desperdiciando tiempo y que al final del día los resultados no sean los que esperabas. Está comprobado que el cerebro trabaja mejor cuando hace una cosa a la vez. No te dejes engañar por la ilusión de “productividad” del pulpo multitask. Organizate, empleá estas u otras técnicas que te ayuden a trabajar mejor y hacé una cosa a la vez dedicándole toda tu energía.
“Una cosa a la vez con el 100% de tu atención en ella”
¿Les resultó útil? ¿Alguna técnica que no conocían que crean los puede ayudar?
¡Leo sus consejos, sugerencias y comentarios!
¡Un beso y hasta la próxima!
Flor Filippa
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